メールやスケジュール管理でアウトルックを使っている日本企業は約4割。
働く人がエクセルやパワーポイントを使う時間は業務時間全体の2割ほどなのに対し、アウトルックを使う時間は35%に上り、なんと、年間500時間に達するという。
講師の森新さんは、会社で人事を担当していた時、メールに割く時間が多いことに注目したのが、もともとのきっかけだったという。
ショートカットキー&Outlook研究家・森新さん
「働き方改革の文脈の中で効率化が求められてきて、どうやったらたくさん使うメールの業務を効率化できるのかと」
「ショートカットキー」で半分以下の操作時間
森さんが提唱するのが「脱マウス」。
マウスやタッチパッドを使わず、代わりにショートカットキーを使うこと。
例えば、メールの返信をするときは、「Ctrl」＋「R」で返信画面が現れ、「Ctrl」＋「Enter」で送信というように、キーボードだけで操作すれば手元の作業を簡略化できる。
実際にファイルを添付してメールを送信するという作業で比べてみると、通常のやり方では41秒かかったのに対し、ショートカットキーを使えばわずか18秒で送信。
半分以下という結果に。
森さんによると、こうした操作でアウトルックに費やす年間500時間のうち、2割にあたる100時間を削減できるという。
この日講座に参加した通信業の男性(30代)は、
「やりやすくなったし、早くなった。2～3割カットできるのでは」と話す。
